Jeden obieg. Od potrzeby zakupu do faktury.

• Widok własnych umów oraz rejestru jednostki, wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów.
• Karta umowy z kontrahentem, wartościami, datami, dokumentami i załącznikami do podglądu lub pobrania.
• Przekazanie do weryfikacji, zatwierdzenie i zwrot do poprawy z uzasadnieniem.
• Kwalifikacja do CRU, kontrola wymaganych danych i obsługa ograniczeń jawności.
• Podgląd danych przygotowanych do publikacji oraz potwierdzenie przed wysyłką.
• Wysyłka, sprawdzenie statusu, logi odpowiedzi i obsługa błędów integracji.
• Aneksy, aktualizacje, korekty i obsługa wycofania wpisu.
• Zbiorcze zatwierdzanie i wysyłanie wybranych umów zgodnie z uprawnieniami i statusem dokumentów.
• Import paczek ZIP oraz kolejka importów z poczty z akceptacją lub odrzuceniem zgłoszenia.
• Historia zmian, audyt pracy i eksport rejestru do CSV.

• Bufory robocze do grupowania umów i zarządzania kolejką pracy.
• Raport finansowy umów i kalendarz terminów.
• Plany i pozycje budżetowe z podziałem na działy, kategorie i tagi.
• Wartości planowane, zaangażowane i opłacone oraz dostępna kwota.
• Import budżetu z ODS z podglądem danych i zatwierdzeniem importu.
• Przypomnienia o odnowieniu umowy, odbiorcy powiadomień i status obsługi sprawy.

W pełnym pakiecie przypomnienie może posłużyć do utworzenia szkicu kolejnego wniosku zakupowego. Szkic przechodzi przez właściwą ścieżkę akceptacji.

• Rejestr wniosków, formularze i pozycje zakupowe z wyliczeniem wartości.
• Wybór przełożonego oraz baza CPV z wyszukiwaniem kodów.
• Akceptacja przełożonego, weryfikacja merytoryczna i opinie osób odpowiedzialnych za finanse oraz zamówienia.
• Decyzja kierownictwa i przekazanie zaakceptowanego wniosku do realizacji.
• Odrzucenie lub cofnięcie do wcześniejszego etapu z podaniem powodu.
• Status, czas spędzony na etapie oraz historia osób i decyzji.
• Załączniki i kontrola kompletności przed przekazaniem wniosku.
• Wydruki PDF, oznaczenia decyzji i archiwizowane wersje dokumentów.

Profil formularzy, role i przebieg akceptacji ustalamy podczas wdrożenia dla jednostki.

• Rejestr faktur z wyszukiwaniem, filtrami i szczegółami dokumentu.
• Synchronizacja ręczna i cykliczna oraz status połączenia.
• Historia synchronizacji ułatwiająca sprawdzenie przebiegu pobierania danych.
• Pobieranie szczegółów i XML faktury oraz odczyt pozycji dokumentu.
• Wizualizacja faktury i kontrola zgodności sumy pozycji z wartością netto.
• Oznaczanie nowych i przeczytanych faktur dla użytkownika.
• Przypisanie działu, kategorii i tagów oraz wspólna klasyfikacja dokumentów.
• Dostęp do faktur i czynności zgodnie z rolą użytkownika.

• Wspólna ścieżka: wniosek zakupowy → umowa → faktura.
• Podpowiedzi pasujących dokumentów z wynikiem dopasowania i uzasadnieniem.
• Ręczne wyszukiwanie dokumentów, gdy propozycje nie odpowiadają danej sprawie.
• Potwierdzenie powiązania przez uprawnioną osobę.
• Kontrola spójności dokumentów i wskazanie rozbieżności wymagających sprawdzenia.
• Zatwierdzanie uzgodnienia lub obsługa uzasadnionego wyjątku z zapisem w historii.

• Pracownicy, działy i role zarządzane we wspólnym środowisku.
• Uprawnienia do modułów, dokumentów i czynności oraz dostęp zgodny z zakresem odpowiedzialności.
• Obsługa kont użytkowników i resetowania dostępu przez administratora.
• Konfiguracja integracji oraz wgląd w statusy i historię operacji.
• W środowisku demonstracyjnym: faktury DEMO do poznania procesu i sprawdzenia powiązań bez wysyłania ich do KSeF.